- Sijil Pendaftaran Majikan
Majikan yang telah memperolehi Sijil Pendaftaran Majikan (Borang KWSP 19), yang diberikan semasa pendaftaran, perlu mempamerkan sijil ini pada setiap masa di premis majikan supaya ia dapat dilihat oleh pekerja-pekerjanya.
- Pendaftaran Pekerja Sebagai Ahli KWSP
Majikan perlu mendaftarkan kesemua pekerja-pekerjanya yang belum berdaftar dengan KWSP dalam masa tujuh hari dari tarikh pekerja itu diambil bekerja dengan melengkapkan Borang KWSP 3 sebelum caruman pertama dibuat.
Pekerja perlu memberikan butir-butir peribadinya dan mengemukakan Kad Pengenalan/Pasport kepada majikan. Majikan bertanggungjawab melengkapkan Borang KWSP 3 dan mengemukakannya kepada KWSP.
Sekiranya pekerja berkenaan telah mendaftar dengan KWSP, nombor keahlian KWSP pekerja berkenaan perlu diperolehi sama ada daripada pekerja itu sendiri atau dari mana-mana pejabat KWSP yang berhampiran.
Setiap ahli hanya akan dibekalkan dengan satu nombor ahli sahaja seumur hidup.
Nombor rujukan ahli KWSP yang diperuntukkan bagi setiap pekerja perlu digunakan apabila membuat bayaran caruman KWSP pekerja atau di dalam sebarang urusan dengan KWSP.
- Buku/Daftar Gaji/Upah
Majikan perlu menyimpan buku/daftar gaji/upah dan rekod-rekod KWSP yang mengandungi butir-butir pekerja seperti yang disenaraikan di bawah, sekurang-kurangnya selama enam tahun dari tarikh maklumat terakhir direkodkan.
Butir-butir yang perlu ada di dalam buku/daftar gaji/upah adalah seperti berikut: - Nama penuh pekerja
- Nombor keahlian KWSP
- Jantina
- Tarikh lahir
- Nombor dan warna Kad Pengenalan (untuk pekerja warga asing, adalah disyorkan nombor pasport dan kewarganegaraan juga dicatatkan)
- Alamat tempat tinggal tetap
- Pekerjaan
- Tarikh mula bekerja
- Tempoh pembayaran gaji/upah (contoh: harian/mingguan/ bulanan)
- Gaji/upah untuk tempoh tersebut
- Pembayaran lain yang dibuat bagi tempoh tersebut
- Jumlah yang dipotong untuk caruman KWSP
- Jumlah yang dibayar oleh majikan untuk caruman KWSP
* Buku/daftar gaji/upah ini perlu dikemukakan kepada Pegawai Pemeriksa KWSP apabila diminta untuk pemeriksaan.
- Penyata Gaji/Upah
Majikan perlu mengeluarkan penyata gaji/upah kepada setiap pekerjanya. Penyata perlu mengandungi butir-butir pekerja seperti berikut:
- Nama penuh pekerja
- Nombor keahlian KWSP
- Jantina
- Nombor dan warna Kad Pengenalan (untuk pekerja warga asing, adalah disyorkan nombor pasport dan kewarganegaraan juga dicatatkan)
- Tempoh pembayaran gaji/upah (contoh: harian/mingguan/ bulanan)
- Gaji/upah untuk tempoh tersebut
- Pembayaran lain yang dibuat bagi tempoh tersebut
- Jumlah yang dipotong untuk caruman KWSP
- Nombor pendaftaran majikan
- Jumlah yang dibayar oleh majikan untuk bahagian caruman majikan; dan
- Nama penuh majikan/wakil majikan, tandatangan serta tarikh penyata dikeluarkan
- Pembayaran Caruman KWSP
Majikan perlu memotong gaji/upah pekerja untuk bahagian caruman pekerja sahaja. Majikan juga dikehendaki mencarum bahagian caruman majikan bersama-sama dengan bahagian caruman pekerja kepada KWSP mengikut Jadual Ketiga Akta KWSP 1991.
Majikan perlu melengkapkan jadual caruman bulanan [Borang KWSP 6 (Borang A)] dengan butir-butir pekerja dengan tepat dan lengkap. Nama pekerja perlu sama seperti yang terdapat di dalam Kad Pengenalan Ahli dan Sijil Ahli (jika ada).
Majikan dikehendaki membayar caruman bagi sesuatu bulan gaji/upah pada atau sebelum 15 haribulan bulan berikutnya. Jumlah bayaran perlu sama dengan jumlah caruman yang dicatatkan di dalam Borang KWSP 6 (Borang A).
Majikan dikehendaki menyemak kesahihan kesemua resit yang diterima daripada KWSP serta memaklumkan kepada KWSP jika terdapat sebarang kesilapan. Resit-resit perlu disimpan selama enam tahun untuk pemeriksaan oleh pegawai-pegawai KWSP.
PERINGATAN: Mana-mana majikan yang gagal mencarum bagi pekerja-pekerjanya boleh disabitkan kesalahan di bawah seksyen-seksyen berikut :
Seksyen 43 (2)
Mana-mana orang yang menjadi seorang majikan yang gagal, dalam apa-apa tempoh sebagaimana yang ditetapkan oleh Lembaga, untuk membayar kepada Kumpulan Wang apa-apa caruman yang dia bertanggungan di bawah Akta ini untuk membayar berkenaan dengan atau bagi pihak mana-mana pekerja berkenaan dengan mana-mana bulan adalah melakukan suatu kesalahan dan, apabila disabitkan, boleh dipenjarakan selama suatu tempoh yang tidak melebihi tiga tahun atau didenda tidak melebihi sepuluh ribu ringgit atau kedua-duanya.
Seksyen 48 (3)
Mana-mana majikan yang memotong caruman pekerja daripada upah pekerja dan gagal membayar jumlah wang yang dipotong itu atau mana-mana bahagiannya kepada Kumpulan Wang adalah melakukan suatu kesalahan dan, apabila disabitkan, boleh dipenjarakan selama suatu tempoh yang tidak melebihi enam tahun atau didenda tidak melebihi dua puluh ribu ringgit atau keduaduanya.
Lihat: Lain-lain kesalahan dan penalti
- Pertukaran Alamat Majikan
Majikan perlu memaklumkan kepada KWSP secara bertulis mengenai sebarang pertukaran alamat tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh pertukaran tersebut.
- Pertukaran Nama/Status Majikan
Majikan yang telah menukar nama atau statusnya seperti pertukaran dari pemilik tunggal kepada syarikat, perlu memaklumkan kepada KWSP tidak lewat daripada 21 hari dari tarikh pertukaran status tersebut dengan memenuhi Borang KWSP 1 yang baru.
- Pemberhentian Pekerja dan Tidak Mempunyai Tanggungjawab Untuk Mencarum Buat Sementara Waktu
Majikan yang tidak mempunyai pekerja untuk sementara waktu, perlu mengembalikan Borang KWSP 6 (Borang A) kepada KWSP dengan mencatatkan perkataan 'Tiada Pekerja' pada ruangan caruman pada setiap bulan sehingga ia mengambil pekerja semula atau memaklumkan secara bertulis melalui surat. Nombor rujukan majikan hanya dibenarkan ‘domant’ bagi majikan yang tiada pekerja untuk tempoh 6 bulan sahaja dan pihak KWSP berhak untuk membatalkan nombor rujukan tersebut sekiranya masih tidak mempunyai pekerja untuk bulan berikutnya.
- Penamatan Tanggungjawab Mencarum dan Pengambilan Semula Pekerja
Majikan yang tidak mempunyai pekerja atau tidak berniat untuk mengambil pekerja pada masa akan datang perlu memaklumkan kepada Lembaga KWSP melalui Borang KWSP 6 (Borang B) atau surat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penamatan tanggungjawab majikan untuk mencarum.
Walau bagaimanapun, sekiranya pekerja diambil bekerja semula, majikan perlu mendaftar semula dengan KWSP dengan emenuhi Borang KWSP 1 yang baru. Lembaga KWSP akan mengeluarkan nombor rujukan majikan yang baru dan menghantar dokumen-dokumen yang berkaitan kepada majikan.
- Maklum Balas Terhadap Sebarang Pertanyaan Daripada KWSP
Sebarang pertanyaan daripada KWSP samada melalui telefon, surat-menyurat, lawatan pemeriksaan atau e-mel daripada KWSP perlu diberikan maklum balas dengan segera.
- Hubungi KWSP Mengenai Sebarang Masalah Caruman
Sebarang pertanyaan berkaitan dengan masalah caruman perlu dirujuk kepada pejabat KWSP yang berhampiran atau salurkan ke Enquiry
